文書管理のこと

東京都の豊洲問題や国会での南ス-ダンPKOや森友問題など、過去の交渉の内容が大きな問題になっている。
こういう場合に、記録を廃棄したので分からないと、ことの核心部分は闇に葬られることになる。

日本がまだ文書管理の重要を認識していなかったころは、書いたものがあるのはやばいというので
最重要なことは文書化そのものをしなかった時代があった。なので、歴史の検証においても当時の関係者の手紙のやりとりなどから
その真実に迫るような作業になる。巷では証文という形で賃貸などの証明が行われたが、複製などはなく、履行と同時に効力がなくなるとされていた。
約束事や交渉の内容が記録として重要だという認識ができたのは、明治以後である。それは新聞の普及と同時並行的に認識が深まり、議会の開設とともに非常に重要な位置づけになった。

文書管理の重要性は、現在では、マネジメントの中の最重要項目となっている。
その文書を、重要な場面で、廃棄したので内容は不明だと、議員や役人が発言することが続いている。
グロ-バル社会と言いながら、信じられないことだ。

わたしには忘れられない経験がありました。もう20年近くも昔のこと。
あるとき海外の取引き会社の方が来られたときに・・・・・・
真面目な顔で、会社の正門近くに横断歩道がないのは具合悪いのでは、と質問されたときに
市や警察にお願いはしているのですがなかなかなんです、事故が起こればすぐにできるでしょう。
こういうお答えをして・・・・そのような思いやりのない考えの会社とはお付き合いしたくないです、と言われたことです。
このときに、では、市や警察にお願いしたという記録はありますか?となって、困ったことがありました。

一般的な巷のブログの揉め事も、言った言わないという種類の揉め事があったりすると過去の通信内容を記録として取り扱う場合がある。
こんな時代にありながら、文書がないということで、役人が説明ができないとうことは信じがたい。
というか、職務怠慢もはなはだしい。
説明したくないというならそう言うほうが正直でよい。
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えんてつ

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兵庫県の中山間地域に夫婦で住んでいます。
2015年3月に現役リタイヤ-しました。
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